Подтверждение командировочных расходов

Казалось бы, в командировки ездят сотрудники достаточно давно, и сложностей в подтверждении расходов не должно возникать, но на самом деле, это не так. Например, возникают вопросы с признанием расходов на такси, рестораны, встречи с потенциальными клиентами. Не все такие расходы возможно принять для целей налогообложения.

Какие расходы возможно принять?

Служебная командировка (далее также - командировка) - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

В статье 168 ТК РФ установлены следующие виды расходов на российские командировки:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Следовательно, виды расходов на командирование ограничены. Например, нельзя в качестве командировочных расходов признать расходы на приобретение духов, косметики, бытовой техники, поскольку такие расходы нельзя будет отнести к командировочным расходам.

Однако можно, например, учесть расходы на однодневные командировки. Для того, чтобы принять расходы, которые связаны с командированием необходимо наличие приказа.

Как составить приказ на командирование?

Приказ на командирование будет являться обязательным документом для целей подтверждения расходов.

Принятие решения о командировании работника принимается руководителем. В приказе руководитель определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если в командировку едет сам руководитель, это не освобождает его от необходимости издания приказа.

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.

Пример приказа 

Какими документами оформить выдачу денежных средств?

Денежные средства выдаются работнику под отчет. Для получения средств заполняется форма № АО-1 «Авансовый отчет».

В авансовом отчете отражаются суммы, которые получает работник.

Соответственно, израсходованные и подтвержденные суммы должны соответствовать авансовому отчету.

В отчете также отражается сумма, которую израсходовал работник на основании подтверждающих документов.

То есть суммы, которые не относятся к авансовому отчету, сюда не вносятся.

Поскольку сотрудник израсходовал не все средства, бухгалтерия должна проверить и вписать разницу между выданными и оставшимися средствами.

После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Если у сотрудника остались денежные средства, он их вносит по заявлению в кассу или на расчетный счет.

Какими документами возможно подтвердить расходы?

В различных случаях подтверждающие документы будут различны.

Таблица 1. Виды подтверждающих документов

Какие обязанности есть у бухгалтерии?

Бухгалтерия должна:

• проверить основания для направления в командировку сотрудника; 
• правильность заполнения авансового отчета; 
• подтверждающие документы.

После проверки авансового отчета бухгалтер делает соответствующую отметку в отчете.

Без подтверждающих документов авансовый отчет будет недействительным.

Кроме того, в обязанности бухгалтера входит взыскание средств с работника.

Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств.

В настоящее время периодичность возврата денежных средств не предусмотрена, поэтому целесообразно это отразить в приказе или в ином документе. Например, анализ авансовых отчетов, взыскание средств с работников может осуществляться ежеквартально или каждый раз, когда работник возвращается из командировки.

Источник журнал "Налоги и право", выпуск ноябрь 2020.
Издательство: ООО «Актуальный менеджмент», под ред. Е.В.Шестаковой.

Приглашаем Вас на обучение по программам:

• Бухучет и налогообложение в бюджетных учреждениях, 260 часов.
• Бухучет и налогообложение в бюджетных учреждениях, 120 часов.
• Бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, налоговое планирование. Профстандарт «Бухгалтер», 500 часов
  
• Бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, налоговое планирование. Профстандарт «Бухгалтер», 120часов

Другие программы направлений:

• Бухгалтерский учет, 
• Управление персоналом.

Задавайте вопросы или делайте предварительную запись на курсы, воспользовавшись формой отправки заявки, и наши специалисты по обучению обязательно Вам перезвонят!

Посмотреть и проверить лицензию (и другие документы)

 

 
Будем рады видеть Вас у нас на обучении!